집중 To Do List 작성법

일을 효율적으로 하기 위해 To Do List를 사용하는 분들이 많죠? 저 역시 그렇습니다.

예전에는 오프라인 다이어리를 주로 활용했는데, 요즘은 괜찮은 온라인 프로그램들이 있어서 그것들을 활용합니다.     

중요도에 따라 A, B, C로 나눠서 리스트를 채우고 이를 지워나가는 방식이 일반적이죠. 저도 그렇게 하곤 하는데, 특별히 일이 많은 날, 또는 시간이 별로 없는 날은 ‘집중 To Do List’를 작성합니다.     

‘집중’이라고 해서 뭐 그리 특별한 것은 아니고 개별 Task 옆에 ‘예상 소요 시간’을 기재하는 겁니다. 가능하면 1시간을 넘지 않도록 하여, 10분 단위로 기재합니다.(10분/20분/30분/40분/50분/1시간)     

<예>     

□ 센00닷컴 준비서면 작성 ... 1시간

□ 월간 000 원고 작성 ...30분

□ K사 미팅 대비 제안서 초안 작성 ... 30분

□ 김00변호사와 S사 대응방안 회의 ...20분

□ L사장님께 소송비용 제안서 작성/발송 ... 30분

□ 00회계법인에 의견서 작성 ... 1시간

□ 은행에서 신규통장 만들기 .. 30분     

리스트가 완성되면, 개별 Task를 시작할 때 PC로 Timer를 작동시킵니다(Timer는 Google App 중에 많습니다). 

이 방식을 활용하면 Task 별로 정해진 시간 내에 끝내야 한다는 압박감이 있어 시간의 낭비를 크게 줄일 수 있습니다.     

정해진 시간 내에 그 Task를 끝내지 못할 경우가 있겠죠. 그 때는 축구경기 90분이 끝난 후 추가시간을 부여하듯 스스로 ‘10분’, ‘20분’을 추가시간으로 부여합니다. 그럼 추가시간 내에는 어떻게든 끝내려고 노력하게 됩니다.      

이 방식은 은근히 스트레스를 주기 때문에 자주 활용하지는 않지만, 정말 급한 일들이 산적해 있는데, 만약 오늘을 넘겨 버리면 난감한 일이 발생할 그런 비상시국에는 한번쯤 써볼만 한 방식입니다.     

그리고 이런 작업을 통해 개별 Task를 과연 얼마만에 끝낼 수 있는지 가늠해 보는 연습도 할 수 있다는 장점이 있습니다.